Guía Completa: Funciones Esenciales para Importar Formularios de Power Automate a Listas de SharePoint

Personalmente, encuentro Microsoft Forms increíblemente conveniente, especialmente porque no requiere ningún ajuste de interfaz de usuario.

Esta es una de sus características más atractivas.

Para interfaces que no requieren campos de entrada extensos, realmente recomiendo usar Forms en lugar de Power Apps.

Al importar respuestas de Microsoft Forms a listas de SharePoint a través de Power Automate, necesitarás usar funciones específicas de Power Automate. Aquí tienes una guía completa de estas funciones esenciales.

Configuración Inicial: Creación de Formularios

Así es como se ve nuestro formulario de ejemplo:

• Texto
• Texto (Entero)
• Fecha
• Texto (Decimal)
• Opciones (con ‘Otro’)
• Clasificación

Configuración Inicial: Lista de SharePoint

Así es como está estructurada nuestra lista de SharePoint para almacenar los datos de Forms:

• Línea única de texto
• Número (Entero)
• Fecha y hora
• Número (Decimal)
• Opción
• Número (Entero)

Utilizaremos Power Automate para transferir las respuestas de Forms a esta lista de SharePoint.

Configuración Inicial: Power Automate

Comienza desde «Flujo automatizado»

Después de seleccionar tu Forms en el desencadenador, agrega la acción «Get response details» para Forms e ingresa el ID de la acción «When a new response is submitted».

Finalmente, agrega la acción «Create item» de SharePoint, ¡y tu configuración de Power Automate está completa!

Funciones Utilizadas en la Integración Forms → Power Automate → Lista de SharePoint

Todas las respuestas de Forms se transfieren a Power Automate como tipo texto.

Al almacenar estos valores de texto en listas de SharePoint, necesitas convertirlos al tipo de dato apropiado para cada columna.

Forms «Texto» → Lista de SharePoint «Línea única de texto»

Para la conversión de texto a texto, simplemente puedes agregar contenido dinámico sin ninguna conversión

Forms «Texto» → Lista de SharePoint «Número (Entero)»

Para convertir la entrada de texto de Forms a un número entero en la lista de SharePoint, usa la función int().

Selecciona «int» desde «Expresión» bajo «Contenido dinámico»

Luego especifica la respuesta de Forms que deseas convertir a entero como argumento para la función int()

Guía de referencia para funciones de expresión - Azure Logic Apps

Guía de referencia de las funciones de expresión de flujo de trabajo para Azure Logic Apps y Power Automate.

learn.microsoft.com

Forms «Texto» → Lista de SharePoint «Número (Decimal)»

Para números decimales, usa la función float().

Siguiendo el mismo proceso, selecciona «float» desde «Expresión» bajo «Contenido dinámico»

Luego especifica la respuesta de Forms que deseas convertir a decimal como argumento para la función float()

Guía de referencia para funciones de expresión - Azure Logic Apps

Guía de referencia de las funciones de expresión de flujo de trabajo para Azure Logic Apps y Power Automate.

learn.microsoft.com

Forms «Fecha» → Lista de SharePoint «Fecha y hora»

Para convertir una respuesta de tipo «Fecha» de Forms al formato «Fecha y hora» de SharePoint, usa la función formatDateTime().

Selecciona «formatDateTime» desde «Expresión» bajo «Contenido dinámico»

Luego especifica la respuesta de fecha de Forms que deseas convertir como argumento para la función formatDateTime()

Guía de referencia para funciones de expresión - Azure Logic Apps

Guía de referencia de las funciones de expresión de flujo de trabajo para Azure Logic Apps y Power Automate.

learn.microsoft.com

Forms «Opción» → Lista de SharePoint «Opción»

Al transferir respuestas desde «Opción» de Forms a una columna «Opción» de SharePoint, puedes simplemente agregar contenido dinámico sin ninguna conversión, igual que con los campos de texto.

Comienza desde «Ingresar valor personalizado»

Selecciona el valor deseado.

Curiosamente, cuando se usa una pregunta de opción con la opción «Otro», el flujo funciona perfectamente incluso si la respuesta no coincide con ninguna de las opciones predefinidas en la lista de SharePoint.

Por ejemplo, en una columna de opción con las opciones A, B, O y AB

Incluso si alguien responde con «Tipo Bombay» en Forms

La opción no existente «Bombay» se almacenará correctamente en la columna de la lista de SharePoint

Forms «Clasificación» → Lista de SharePoint «Número (Entero)»

Finalmente, al transferir una respuesta de «Clasificación» de Forms a una columna «Número (Entero)» de SharePoint, usa la función int(), tal como hicimos para la conversión de «Texto a Número».

Selecciona «int» desde «Expresión» bajo «Contenido dinámico»

Luego especifica la respuesta de clasificación de Forms que deseas convertir como argumento para la función int()

Preguntas de Opción Múltiple

Debido a la extensión de este tema, se trata en un artículo separado.

Power Automate Formsで複数選択した回答をSPOリストの複数選択肢列に格納する

やりたいことFormsにこんな感じで複数選択可能な質問があって上のFormsで選択された回答を、SPOリストの複数選択可能な選択肢列に入れてみる。Formsで複数選択したときに受け取れる文字列まずはいつも通りFormsの応答の詳細を取得する...

ippu-biz.com

Manejo de Campos Opcionales (Valores en Blanco) en Forms

En Microsoft Forms, puedes tener campos «Obligatorios» y «Opcionales». Cuando usas campos opcionales, las respuestas en blanco pueden enviarse a Power Automate.

Por ejemplo, si hacemos todos los campos opcionales en nuestro Forms de muestra y enviamos sin completar ninguna respuesta, Power Automate recibe estos valores en blanco:

Si aplicamos directamente las funciones int(), float(), o formatDateTime() a estos valores en blanco, obtendremos errores de argumento ya que estas funciones no pueden procesar valores vacíos:

Para manejar esto, necesitamos usar la función if() cuando transferimos respuestas opcionales de Forms a columnas «Número» o «Fecha y hora» de SharePoint.

if(
    empty(outputs('Get response details')?['body/r2cf09ac74d9b4a749b3e0c4d0c9a1ede']), 
    null, 
    int(outputs('Get response details')?['body/r2cf09ac74d9b4a749b3e0c4d0c9a1ede']))
)

if(
    empty(outputs('Get response details')?['body/r2cf09ac74d9b4a749b3e0c4d0c9a1ede']),
    null,
    formatDateTime(outputs('Get response details')?['body/r2cf09ac74d9b4a749b3e0c4d0c9a1ede']))
)

Nota: La función if() no es necesaria cuando se transfieren respuestas opcionales de Forms a columnas «Línea única de texto» o «Opción» de SharePoint, ya que estas columnas pueden aceptar valores en blanco.

Así es como debería verse tu flujo de Power Automate cuando todos los campos de Forms son opcionales:

Cuando se ejecuta, crea un elemento de lista con valores vacíos:

Si tu lista de SharePoint tiene columnas obligatorias, este flujo generará errores. Sin embargo, puedes resolver esto reemplazando el «null» en el segundo argumento con un valor predeterminado apropiado para tus requisitos.